Privacybeleidsplan Scouting Sint Monulphus te Berg en Terblijt

Stichting Scouting Sint Monulphus en Vereniging Scouting Sint Monulphus verwerken persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In het privacystatement van Scouting Nederland wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Sint Monulpus via het ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via door middel van het invullen van een analoog formulier. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt de informatie op het analoge formulier vernietigd. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting Sint Monulphus hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit hard- copy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Sint Monulphus mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een analoog registratieformulier. De gegevens worden niet digitaal geregistreerd. De analoge formulieren worden in een afgesloten ruimte bewaard voorafgaand en gedurende de activiteiten of kampen. Direct na afloop van de activiteiten of kampen worden de formulieren vernietigd.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te kunnen voeren ontvangen de leden een digitale nota. Betalingen worden geregistreerd in de financiële administratie en in de ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van (stichting en vereniging) Scouting Sint Monulphusgroep heeft inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Online media

Scouting Sint Monulphus maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out.

Op www.monulphus.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Beeldmateriaal

Scouting Sint Monulphus maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Sint Monulphus en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Nachtverblijfregister

Scouting Sint Monulphus is verplicht om een analoog Nachtverblijfregister Gemeente Valkenburg bij te houden bij overnachtingen in het Scoutshome. Op last van de Brandweer dient dit register tijdens de overnachting aanwezig te zijn bij de brandmeldkast in het Scoutshome. Na afloop van de overnachting wordt het Nachtverblijfregister bewaard in een afgesloten ruimte. De gegevens die vermeld staan op het Nachtverblijfregister worden niet digitaal geregistreerd.

Dit register wordt vervolgens verplicht gebruikt voor de opgave van de Toeristenbelasting aan de Gemeente Valkenburg aan de Geul. Na afloop van het kalenderjaar waarvoor de Toeristenbelasting afgedragen moet worden, wordt het Nachtverblijfregister vernietigd.

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting Sint Monulphus is terug te vinden via www.monulphus.nl en op te vragen via het secretariaat op Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Voor Scouting Sint Monulphus is Marlies Leenders-Stassen de contactpersoon waarbij (een vermoeden van) een datalek gemeld kan worden. Zij is te bereiken via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Sint Monulphus binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Vastgesteld door Stichtingsbestuur en Verenigingsbestuur Scouting Sint Monulphus

Te Berg en Terblijt d.d. 8 mei 2018.